Formation à distance : Power BI

Aujourd’hui, nous parlons de LMS, Plateforme de formation à distance, ou encore Portail de formation. Ces dispositifs, même s’ils sont matures en termes de fonctionnalités, restent encore des outils dont les projets d’implémentation sont long, et surtout impliquent un nombre d’acteurs conséquent.

Un des aspects, les plus difficiles à circonscrire et à définir dès le démarrage du dit projet, est la définition du reporting à produire.

Combien, comment et pour qui seront les tableaux de bords ?

Les rapports sont effectivement un des critères les plus importants dans le choix d’une plateforme (LMS ou plus étendus). Et pourtant ce n’est qu’au déploiement, que tous les acteurs constatent que les outils embarqués sont parfois soit limités soit incomplets. C’est à grand renfort de développement ou d’adaptation que le tableau d’analyse tant voulu émerge et est utilisé.

Ce constat est malheureusement un lieu commun, entre un éditeur (ou un open source), qui pense proposer un module d’analyse complet adapté à l’utilisateur lambda, et un client final désireux de faire ressortir les données les plus fines et les exploiter à travers des graphiques très « visuels », il est vrai de dire qu’un monde les sépare.

Au niveau consulting, cet aspect-là est traité à deux niveaux :

• Les Données : toutes les données sont stockées dans la base de la plateforme. Donc il faut que celle-ci se remplisse un tant soit peu, pour commencer à les valoriser à travers les premières analyses et rapports.
• Les Outils : quels sont les outils de reporting proposés par la plateforme ? Et quels en sont les limites ?

C’est justement sur ce dernier point que la réflexion d’avoir des outils tiers fait son apparition. Engagé au côté de sociétés issue de la Business Intelligence et des outils de reporting, le goût d’utiliser un autre outil plus complet et surtout plus malléable est vite devenu un objectif. Ne prenant comme exemple ici qu’un open source comme Moodle, nous pourrions bien entendu le faire pour des outils davantage « éditeurs ».

La dynamique avec laquelle nos outils du quotidien progressent sans nous en avertir (ou ne nous concernant pas directement nous faisons peut-être la sourde d’oreille), fait que nous passons à côté de petites merveilles : la liste des « Power » d’Excel en est la preuve. Entre un PowerQuery permettant de créer soit même ses requêtes, un PowerPivot pour les stocker dans les cubes d’analyses, et PowerView restituant les données pour les afficher et les traiter visuellement, cette suite intégrée à Excel nous permet de nous affranchir des modules de rapports des LMS et sans limites sinon celles des données stockées pour créer tous les tableaux dont les RH rêvent.

L’astuce est de traiter tous vos rapports dans Excel (2013 ou 365).

Une feuille Excel se connectant à n’importe quelle base de données et permettant tout de suite de créer « assez » facilement, le tableau de bord souhaité accompagné de graphiques avec la présentation tant attendue. Voilà finalement l’outil magique que les RH et autres services formations peuvent utiliser au quotidien et réactualiser à volonté.

Finalement l’outil tant décrié, et pourtant « multi-utilisé » dans les services RH (le SIRH le plus utilisé au monde), qu’est Excel a encore de beaux jours devant lui, surtout s’il progresse et s’ouvre sur le monde de l’analyse et de la restitution de telle sorte.

 De la création de la requête dans Excel à partir des tables Moodle :

Obtenir son résultat dans Excel avec les données et le graphique. Reste à partager et mettre à jour ce tableau à travers de simples fichiers XLS, soit localement sur les lecteurs réseaux de l’entreprise, soit dans le cloud Microsoft (One Drive et éventuellement Office 365) pour que tous vos collègues puissent accéder à ce rapport.

Voici donc un court exemple de ce que nous pouvons réaliser avec les outils Excel et ses compléments. Cela résume notre propos. La possibilité d’avoir un outil de reporting embarqué n’est plus un critère différenciant dans le choix des LMS ou plateformes de formation.

Nous pouvons quoiqu’il arrive générer TOUS les rapports que nous souhaitons à partir d’outils simples et connus ! Néophyte ou utilisateur avancé d’Excel, un accompagnement dans la découverte des compléments Excel et la compréhension de la base de votre LMS sont néanmoins nécessaires pour créer vos rapports de manière efficace.