Le décisionnel et la gouvernance des documents

Une plateforme décisionnelle doit-elle être une foire aux documents ? L’usage des outils bureautique en entreprise a donné lieu à la création d’une multiplicité de documents. La mise en place d’un outil décisionnel est l’occasion de définir une gouvernance de documents afin d’éviter à nouveau la création d’un trop grand nombre de documents.

De l’usage des outils bureautique

Le déploiement du micro-ordinateur et des logiciels bureautique associés avait pour objectif de rendre l’utilisateur autonome et d’optimiser les tâches, en particulier d’éviter de réaliser plusieurs fois les mêmes documents.

Le premier logiciel bureautique a été le traitement de texte, en vue de remplacer la machine à écrire et la machine de traitement de textes.

Il a été suivi d’un logiciel révolutionnaire, parce que ne correspondant à rien d’existant : le tableur.

Puis vint le logiciel de présentation qui a permis de réaliser les premiers diaporamas.

La multiplicité des documents bureautiques

Mais cette autonomie n’a, le plus souvent, pas été organisée par l’entreprise.

Par conséquent, de très nombreux documents sont stockés sur les disques des entreprises.

Un nombre non négligeable d’entre eux sont très voisins les uns des autres : cela signifie que différentes personnes ont créé un document très proche, voire identique, à celui déjà réalisé par l’un de leurs collègues.

Par exemple, les responsables des différentes filiales géographiques d’un grand groupe réalisent les mêmes analyses en fin de période (hebdomadaire, mensuelle, …), mais chacun d’entre eux a créé ses propres documents pour cela.

La gouvernance des documents dans la plateforme décisionnelle

Pour mettre en place la gouvernance des documents, il faut recenser  les profils d’utilisateurs, veiller à la pérennité des données et définir les règles de sécurité.

Il s’agit là des 3 moyens indispensables pour atteindre cet objectif :

Les profils d’utilisateurs de documents décisionnels : 

Tout d’abord, il s’agit de définir les profils utilisateurs, qui seront au minimum au nombre de 3.

Certains seront lecteurs de documents.

Ces documents s’afficheront avec les données les plus récentes concernant la personne qui les consulte.

Ils proposeront une certaine interactivité pour affiner le périmètre (temporel, géographique, produit, …) ou pour modifier la représentation afin de faciliter l’analyse (tableau, graphe, …).

La catégorie des lecteurs est probablement celle regroupant le plus grand nombre d’utilisateurs.

Il s’agit donc de leur mettre à disposition dans la plateforme décisionnelle les documents officiels et récurrents de l’analyse de l’activité.

D’autres utilisateurs, moins nombreux, seront habilités à créer des documents, soit en totalité, soit en utilisant des documents existants qu’ils copieront et modifieront, afin de réaliser des analyses ponctuelles qui ne peuvent être réalisées avec les documents courants évoqués précédemment.

La 3ème catégorie regroupe les analystes. Il s’agit de personnes dont la mission est de comprendre et d’expliquer les situations grâce aux données mises à disposition, et donc de proposer de nouveaux documents à la communauté des utilisateurs.

La pérennité des données : 

Dans le tableur, la donnée n’a pas d’existence en dehors de la cellule où elle se trouve.

Cela conduit donc l’utilisateur, au mieux à multiplier les feuilles au sein d’un même document, au pire à multiplier les documents.

Il a ainsi accès aux anciennes valeurs afin de les comparer entre elles et aux données actuelles.

L’un des objectifs de la mise en place d’une plateforme décisionnelle est d’éviter que les utilisateurs continuent dans cette démarche, et ne multiplient le nombre de documents.

Pour cela, il faut faire en sorte que la donnée déposée dans la base décisionnelle soit pérenne et datée, afin qu’elle puisse être réutilisée à tout moment dès lors que l’on précise le même périmètre temps.

Cela signifie qu’une donnée déposée dans la base décisionnelle n’est ni modifiée, ni effacée.

Par exemple, si un client modifie plusieurs fois une commande, toutes les versions de cette commande sont conservées dans la base décisionnelle afin de permettre aux utilisateurs de revenir à n’importe quelle période d’analyse.

Ainsi, le document qui permet de connaître le chiffre d’affaires potentiel pour le 1er trimestre 2016 en date du 25 févier 2016 me redonnera exactement le même résultat dans 2 ans, dès lors que je donnerai le même périmètre temps.

L’utilisateur sait donc que la donnée existe toujours dans la base de données et qu’un seul document lui suffit pour refaire cette analyse ainsi que toutes les autres du même type : il suffit de modifier la date de référence.

De même les comparaisons entre périodes pourront toutes être réalisées avec un seul document, en modifiant simplement les périodes en question lors de l’accès au document.

La sécurité d’accès aux données : 

Il s’agit ici d’une autre cause de la multiplication des documents réalisés avec le tableur.

Chacun ne doit voir que les données de son périmètre, entre autre pour des raisons de confidentialité.

Pour cela, on créé dans le tableur autant de documents que de règles de sécurité à mettre en œuvre.

Puisque, dans la plateforme décisionnelle, la donnée existe indépendamment du document, il faut mettre en place des règles de sécurité pour l’accès à cette donnée.

Ainsi, en consultant un seul et même document, les managers ne voient que les données de leur périmètre respectif.

Pour cela il faut définir les règles de sécurité d’accès aux données, ainsi que celles relatives à l’accès aux documents : par exemple le service Ventes n’aura pas accès aux documents du service Ressources Humaines, et inversement.