Les outils Office 365 : une révolution discrète ?

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Depuis des années la suite Microsoft Office tente de proposer sans grand succès une version cloud, sous différents noms, avec la volonté de ferrailler sur les terres des Google Apps. L’arrivée des outils Office 365 fut discrète et prise, de prime abord, comme une tentative supplémentaire et vaine de Microsoft de convertir ses utilisateurs.

Comme de nombreux acteurs, je le confesse, j’ai moi aussi pris cette nouvelle version pour un gadget…jusqu’à ce que l’éditeur me convainque de faire un test grandeur nature et que les terminaux mobiles et surtout les PC Hybrides ne fassent leur apparition et se généralisent.

L’entrée de Microsoft Office 365 de plain-pied dans l’ère du Digital

En effet, c’est bien parce que cette version est bien plus qu’une suite bureautique dans les nuages avec l’ajout de d’outils comme One Drive SharePoint, Exchange, Lync ou encore Yammer qu’elle a déplacé le curseur et la façon dont elle doit être perçue dans un contexte de Digitalisation omniprésente. La couverture fonctionnelle des outils qu’elle comporte est impressionnante. De la messagerie, au tableau en passant par le microblogging ou la gestion de base de données, les outils offices 365 sont devenus un réel alliés en bureautique. A titre d’exemple, Office 365 permet de réellement exploiter le mode tactile et la gestion de documents en déplacement (par exemple saisir les remarques d’un client sur un produit) sur des terminaux mobiles, puis de les revoir et les partager depuis son PC de retour au bureau.

One Drive réponds aux questions sur le stockage et la partage de documents des PME

C’est une évidence de dire que les PME n’ont pas les moyens d’installer et d’exploiter par elles-mêmes des systèmes de sauvegarde et de partage documentaire comme SharePoint (la version installable et configurable) ou des outils de Réseaux Sociaux d’Entreprises en propre. One Drive permet à tout utilisateur des outils Office 365 de stocker et partager simplement des documents sur internet grâce à SharePoint Online. Et cela depuis n’importe lequel de ses 5 terminaux mobiles ou PC.

OneNote l’outil clé du nomadisme en entreprise

One Note est un outil de la suite Microsoft Office qui est apparu bien avant Office 365. Malgré tout, sa puissance et son rôle deviennent clé car il permet de saisir et conserver des données très simplement et intuitivement depuis un terminal mobile tel qu’une tablette. L’intérêt est que la note prise en direct pourra être associée directement à un rendez-vous de l’agenda Outlook et être classée sans risque de perte ou partagée de retour au bureau.

La Business Intelligence et le Big Data pour tous sous Office 365 : Power BI

Office 365 est à ce point une révolution qu’il constituera le socle de l’analyse décisionnelle selfservice sous Excel de l’éditeur et grâce aux possibilités d’Azure, même celui du Big Data. Le service Power BI est donc disponible pour l’ensemble des utilisateurs d’Office 365. Il permet d’analyser les données et de présenter les résultats de façon attrayante, sans passer par un outil Entreprise tel que SQL Server. « Grâce à Power BI, l’utilisateur peut facilement interagir avec les données sans dépendre de l’IT d’entreprise », a déclaré Eron Kelly, vice-président de Microsoft et directeur marketing de SQL Server.

Ma suite bureautique en location ? Et pourquoi pas ma voiture tant qu’on y est ?

Parlons maintenant du modèle économique d’Office 365, lui aussi complètement revu, sous forme d’abonnements à la manière d’Azure et des solutions SaaS (Software as a Service). La philosophie bascule de la licence perpétuelle sur un seul poste en modèle traditionnel vers un abonnement mensuel pour un utilisateur sur plusieurs matériels (5 PC et terminaux mobiles de type tablette ou smartphone) avec Office 365. La tendance du moment, symbolisée par les services du web et de l’économie en vogue, n’est plus à la possession du produit que l’on achète mais au paiement selon son usage : échange d’appartements, location de voitures entre particuliers, Autolib et autres automobiles en partage…

 

A ce titre, un célèbre économiste et polémiste à succès Jeremy Rifkin prédit même un raz de marée de ce type d’économie (« la nouvelle société à coût marginal zéro »), allant même jusqu’à une refonte du capitalisme, voir sa disparition à l’horizon 2060 ! Mais n’allons pas trop loin, ni trop vite car pour l’instant, les prévisionnistes se sont allègrement trompés sur les chiffres du développement du cloud. Par exemple, le Gartner évaluait en 2009 que la distribution en mode SaaS représenterait 25% en 2011. Cinq ans plus tard, il semblerait que le SaaS atteindra péniblement 10% du marché des logiciels en 2018. Même si la baudruche se dégonfle, la tendance est quand même là. Ce qui est certain, c’est que d’un point de vue technique et économique, Office 365 est un modèle très pertinent pour la PME et la moyenne entreprise entrées dans l’ère du Digital ou souhaitant le faire.

Un changement de philosophie et d’usages à accompagner

Si l’appropriation n’est pas perturbante pour les utilisateurs les plus expérimentés, notamment ceux utilisant Google Drive, la nouvelle philosophie de la suite Office 365, surtout si elle est couplée à l’introduction d’un nouveau matériel tactile, rend indispensable un accompagnement des utilisateurs lors de son déploiement. Autant au niveau de la prise en main des traditionnels composants de la suite Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint et Access) en version Web Apps, mais surtout One Drive avec le partage des documents sur SharePoint Online, le serveur de messagerie Exchange Online, l’outil de microblogging et réseaux sociaux Yammer et la messagerie instantanée Lync.

En conclusion…

Alors, c’est vrai que la communication de Microsoft n’a pas encore fait son œuvre auprès du grand public, ni même de la plupart de professionnels. Mais vous l’aurez compris à la lumière de cet article, Office 365 est tout sauf une révolution discrète… En résumé, avec de nouveaux outils tirant parti de la mobilité et du digital, la capacité de traiter l’analyse de données du Big Data et de la cartographie 3D sous un simple Excel Web Apps, Office 365 est au contraire l’icône de la bureautique 2.0 en mode partage, riche et mobile et qui va faire parler d’elle prochainement et pourquoi pas sur vos propres terminaux.

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