Comment utiliser Power BI pour l'analyse de ratios financiers ?

A retenir dans cet article

Power BI, outil de business intelligence de Microsoft, simplifie l’analyse financière des ratios, offrant des rapports complets et lisibles. Les ratios, cruciaux pour évaluer la santé financière, peuvent être calculés en temps réel grâce au langage DAX. Ce guide détaille étape par étape l’utilisation de Power BI, soulignant son efficacité dans la collecte de données, la création de formules de ratio, la visualisation des tendances, et l’identification des points faibles.

L’analyse financière des ratios est une étape indispensable pour évaluer la performance ou la santé financière de son entreprise. Néanmoins, c’est une pratique difficile à appréhender, car extrêmement complexe.  

Cependant, des outils de business intelligence, comme Power BI, peuvent aujourd’hui vous faciliter considérablement la tâche. Dans ce guide complet, nous vous expliquons quels sont les avantages qu’offre Power BI à vos équipes et comment le prendre en main pour créer des rapports à la fois complets et lisibles.

Pourquoi calculer ses ratios financiers ?

Les ratios financiers sont des indicateurs utilisés pour évaluer la rentabilité, la performance, mais aussi la santé financière d’une entreprise. Ils sont par exemple analysés par les entreprises pour comparer leurs résultats avec ceux des autres acteurs de leur secteur, ou lors de la phase d’audit précédant le rachat d’une organisation.  

Tout l’intérêt (mais qui fait aussi la complexité) de cet outil est la multitude de ratios existants et de leur finalité. Il existe ainsi (mais pas uniquement) des ratios financiers permettant de : 

• étudier la rentabilité de l’entreprise. Ces ratios financiers mesurent la capacité de l’organisation à générer des bénéfices grâce à ses opérations et de comparer sa rentabilité aux références de son secteur ;
• analyser la structure financière de l’entreprise ;
• préciser sa compréhension de sa trésorerie ;
• évaluer sa liquidité (notamment avec les ratios de liquidité générale et de liquidité rapide) ;
• suivre en temps réel son activité.

Il sera souvent nécessaire de sélectionner les ratios les plus pertinents en fonction du secteur d’activité et des objectifs de l’entreprise. Une fois calculés, ces derniers permettent aux équipes financières de détecter rapidement les points forts et les points faibles à corriger. En conséquence, l’analyse des ratios permet de mieux orienter la stratégie d’entreprise et de prendre des décisions opérationnelles les plus pertinentes.

Power BI comme outil d’analyse financière

Développé par Microsoft,  Power BI est un outil complet d’analyse et de visualisation de données. Il permet à ses utilisateurs de transformer de la donnée brute en information lisible, plus à même d’orienter sa prise de décision. Avec son interface conviviale et ses nombreuses fonctionnalités, Power BI aide donc les analystes financiers dans la gestion en temps réel de leurs données. Mais aussi, dans la création de rapports et de tableaux de bord interactifs. 

Power BI fonctionne sur une architecture à trois couches, composée d’une part des sources de la data, d’une couche de modélisation et de visualisation des données.  

• Sources de données : en se connectant à diverses sources d’informations Power BI consolide les données financières sur une plateforme unifiée ; 
• Modélisation : la couche de modélisation des données permet ensuite de les analyser en définissant des modèles de relation ou de hiérarchie entre ces dernières ; 
• Visualisation : pour finir, la couche de visualisation facilite le partage des analyses en fournissant une représentation visuelle compréhensible pour l’ensemble des équipes.

Le Langage DAX (Data Analysis eXpression) de Power BI pour analyser ses ratios financiers

Maintenant que l’on a un premier aperçu des fonctionnalités et avantages de Power BI, intéressons-nous plus précisément au langage DAX et son application dans l’analyse financière de ratio. Le langage DAX permet aux utilisateurs de Power BI de calculer des valeurs en utilisant des fonctions, des opérateurs ou des constantes. Ainsi, les utilisateurs peuvent calculer des taux de croissance, des pourcentages de rentabilité etc. et donc n’importe quel ratio financier, et ce en temps réel.

Le langage DAX (Data Analysis eXpressions) est un élément essentiel de Power BI, un outil puissant pour la visualisation de données et l’analyse de business intelligence. DAX offre une flexibilité et une puissance considérables pour créer des calculs complexes et des analyses de données. 

L’intérêt du Langage DAX 

1. Calculs Personnalisés et Flexibles : DAX permet de créer des formules personnalisées pour calculer presque tout ce dont une entreprise a besoin. Ceci est particulièrement utile dans le calcul de ratios spécifiques et détaillés.
2. Intégration Transparente avec Power BI : Étant un composant central de Power BI, DAX s’intègre parfaitement avec les autres fonctionnalités de l’outil. Cela permet aux utilisateurs de combiner des visualisations puissantes avec des calculs complexes pour un reporting et une analyse de données plus efficaces.
3. Optimisé pour les Grandes Quantités de Données : DAX est conçu pour fonctionner efficacement avec de grands volumes de données. Cela est essentiel dans le calcul de ratios où les ensembles de données peuvent être vastes et complexes.
4. Temps Réel et Analyse Historique : DAX permet de travailler aussi bien avec des données en temps réel qu’avec des données historiques, ce qui est crucial pour l’analyse financière et la prise de décision basée sur les tendances.

Le guide étape par étape pour analyser ses ratios financiers avec Power BI

Commencer l’analyse de ses ratios financiers avec Power BI demande une configuration rigoureuse. Si vous n’êtes pas encore à l’aise avec cet outil, ce guide vous aidera à le prendre en main. 

Pour un côté plus didactique, nous nous concentrerons sur le calcul du Quick ratio (Ratio rapide), qui est un ratio de liquidité. Ce ratio joue en effet un rôle central dans la prise de décision financière, permettant aux parties prenantes d’évaluer la capacité d’une entreprise à respecter ses obligations à court terme.  

1. Collecter et importer ses données financières dans Power BI

Avant de songer à analyser vos ratios financiers avec Power BI, vous devez commencer par collecter et importer votre data dans la plateforme. Il existe en effet plusieurs sources de données pour construire des états financiers (ces dernières variant d’une entreprise à l’autre). Vous pouvez notamment importer :

• Votre système de comptabilité dans lequel sont enregistrées toutes les transactions financières de l’entreprise. On y retrouve par exemple vos ventes, achats, paiements et reçus, etc ;
• Les fichiers Excel (fichiers de budget, échéancier d’endettement, etc.). Ces derniers sont couramment utilisés par les équipes financières pour construire les états financiers de l’entreprise ;
• Les données bancaires (relevés bancaires, informations de carte de crédit, etc.). Elles sont téléchargeables directement à partir du site web de votre banque ; 
• Les données opérationnelles (données de vente, de production etc.) Elles fournissent un contexte plus large et aident à identifier les tendances et les principaux problèmes financiers.

2. Créer une formule de calcul de ratio rapide dans Power BI pour booster votre analyse financière

Une fois vos données financières importées dans Power BI, l’étape suivante consiste à créer une formule de calcul de ratio rapide. Cette dernière permet à l’outil de calculer le ratio rapide à l’aide des mesures de liquidité spécifiées. Vous allez dans un premier temps créer vos tables de données, une pour les actifs rapides (appelés aussi liquides ou court-terme), incluant la trésorerie, les comptes clients exigibles à court terme… que vous nommerez [Current Assets], puis un pour les passifs exigibles (dettes court-terme, fournisseurs, charges à payer…) que vous nommerez [Current liabilities].

Ensuite, pour calculer le ratio actuel, vous pouvez utiliser la formule afin d’additionner les nombres d’une colonne :

« Ratio Rapide = SUM(Table[Current Assets])/SUM(Table[Current Liabilities]) ».

En configurant ces calculs et en les appliquant à votre ensemble de données, vous pouvez analyser de grandes quantités de données, avec une actualisation en temps réel, grâce à l’intégration avec les sources de données, et dans un mode de calcul dynamique, c’est à dire que la fonction SUM peut être appliquée de manière contextuelle à différentes parties du jeu de données, en fonction d’autres filtres ou dimensions présents dans le rapport.

3. Visualiser les tendances des ratios avec les outils de visualisation de Power BI

En utilisant DAX dans Power BI, les résultats des calculs, comme ceux effectués par SUM, peuvent être intégrés dans des visualisations interactives et des tableaux de bord, offrant une expérience d’analyse plus riche. Les outils de visualisation Power BI vous permettront de présenter votre analyse des ratios financiers de façon plus intuitive et compréhensible pour le reste de vos équipes moins à l’aise avec les tableaux et l’analyse de données

Vous pourrez notamment opter pour des tableaux comparatifs, des graphiques pour suivre l’évolution de vos ratios, etc.

4. Analyser les résultats de vos calculs de ratios financiers et identifier les éventuels points faibles

Après avoir visualisé les tendances qui se dégagent de l’analyse rapide des ratios financiers de votre entreprise, il est crucial d’identifier les problèmes potentiels ou les points à améliorer. À ce stade, tout l’intérêt d’un outil comme Power BI est de vous permettre de réaliser une évaluation complète de la liquidité de l’entreprise pour reprendre l’exemple déjà mentionné précédemment dans cet article.

L’outil vous permettra par exemple d’importer des données externes pour les comparer aux autres acteurs de votre secteur. Mais une analyse de vos ratios financiers par rapport aux années et mois précédents peut aussi se révéler pertinente pour apprécier l’efficacité d’une nouvelle stratégie, ou les opportunités offertes par un nouveau marché.

Power BI vous permet également de mieux comprendre vos ratios grâce au Deep Drill pour creuser le calcul de vos ratios financiers. « L’exploration en profondeur » (Deep Drill) est une fonction qui permet de passer d’un niveau de données généraliste à un niveau de data plus détaillé. Par exemple, le Deep Drill peut vous permettre de rentrer dans le détail de chaque catégorie de clients pour comprendre les évolutions des délais de paiement.

Booster son analyse financière avec Power BI

Power BI est un outil ultra efficace pour optimiser et accélérer votre analyse financière. Mais seulement à condition de bien le comprendre et d’en avoir un usage correct ! Pour faciliter l’analyse de vos ratios financiers, pensez donc à :

1. Définir des objectifs clairs et choisir des ratios financiers pertinents pour votre analyse.
2.  Établir des seuils ou des références appropriés pour chaque ratio.
3. Surveiller la qualité et la cohérence de vos données financières avant de réaliser une analyse de ratio.
4. Mettre à jour régulièrement votre base de données afin que les analyses alimentées par Power BI reflètent réellement votre situation financière.
5. Utiliser des visualisations interactives et impactantes, notamment par le biais du data storytelling, afin que votre analyse financière permette de prendre les bonnes décisions.
6. Documenter vos calculs, hypothèses et interprétations pour garantir la transparence de votre analyse et favoriser la confiance de vos équipes.

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• Microsoft Power BI – Analyse et visualisation de données 
• Microsoft Power BI for Finance
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